08.02.2025
Wenn's mal wieder länger dauert... Unzumutbare Zustände bei der Bearbeitungsdauer von Reisekosten
3 bis 6 Monate Bearbeitungszeit. Das ist die Aussage, die momentan erfolgt, wenn bei dem einen oder anderen Servicecenter nach dem Bearbeitungsstand in Sachen Reisekosten und Tagegelder gefragt wird.
Dabei schwanken die Bearbeitungsdauern jedoch stark je nach Region, und dies aus guten Gründen:
Während einige Reisekostenstellen noch in klassischer Beamtenmanier nur auf dem Postweg übersandte, ausgedruckte Formulare mit Originalunterschrift des Antragsstellers, sowie Originalrechnungen verlangen, geben sich andere mit Scans des unterschriebenen Reisekostenantragesund der entsprechenden Unterlagen (also Hotelrechnung, Fahrkarten etc.) per Email zufrieden.
Dies wirkt sich enorm auf die Bearbeitungszeiten aus, da die postalisch übersandten Unterlagen vor Ort erst einmal sortiert und digitalisiert werden müssen, bevor sie einem Bearbeiter zugewiesen werden.
Warum diese unterschiedlichen Verfahrensweisen an den Tag gelegt werden, wurde uns auf Nachfrage nicht mitgeteilt. Lediglich die Aussage, dass sich die Anträge aufgrund akuten Personalmangels so aufstauen, wurde gebetsmühlenartig wiederholt.
„Es ist schon an Komik kaum zu überbieten, wenn permanent die Überlastung der Kolleginnen und Kollegen in den Servicecentern vorgeschoben wird, aber durch veraltete Verfahrensweisen, diese ja sogar noch gefördert wird.“ so Matthias Seidensticker, Mitglied im geschäftsführendem Vorstand der GdP Zoll. „Da werden Hotelrechnungen und Fahrkarten, die dem Reisenden ausschließlich per Email übersandt werden, ausgedruckt, nur um diese dann mit einem antiquiert wirkenden Papierantrag, der natürlich unbedingt die Unterschrift im Original enthalten muss, per Schneckenpost an das Servicecenter zu schicken, wo dieser dann zur weiteren Bearbeitung digitalisiert und die gedruckten Originale entsorgt werden. Zoll in Reinkultur: Nachhaltigkeit und Effektivität sind Fremdwörter“
Hinzu kommen die völlig unterschiedlichen Bearbeitungsweisen, was die Übernahme von Hotelkosten per Kostenübernahme betrifft.
„Die Kolleginnen und Kollegen haben immer häufiger das Gefühl erst einmal Kreditgeber für die Bundeszollverwaltung zu sein und dann wie bei einem Freund, der sich öfters mal zur Überbrückung Geld leiht, zu hoffen, dass sie es früher oder später auch wiederbekommen.“ so Seidensticker weiter. „Es kann doch nicht sein, dass Kolleginnen und Kollegen selbst darauf achten müssen, ob sie Ihr Geld überhaupt erstattet bekommen, denn immer häufiger erfolgt die Abrechnung nach Monaten erst auf Nachfrage der Kolleginnen und Kollegen, da sie einfach „liegengeblieben“ sind.“
So geht es nicht weiter! Wir fordern ein modernes, digitales Reisekostenmanagement, wie es in jedem größeren Unternehmen und fast jeder Behörde üblich ist.
Insbesondere in den heutigen Zeiten müssen sich die Kolleginnen und Kollegen auf eine zeitnahe Abrechnung verlassen können.